Trong nhiều năm qua, thư rác qua email (Spam email) đã trở thành vấn đề gây bức xúc cho khách hàng. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi mua hàng, khi mà không hài lòng, họ sẽ có xu hướng từ chối sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Bên cạnh các email spam gây phiền toái, việc người nhận không thể hủy đăng ký khỏi danh sách email không mong muốn (hoặc vẫn tiếp tục nhận được email ngay cả khi đã yêu cầu hủy) cũng là một vấn đề đáng quan ngại.
Luật bảo mật dữ liệu ngày càng được siết chặt, các quy định như GDPR và CAN-SPAM ngày càng được chú trọng. Những thay đổi mới từ Google và Yahoo sẽ góp phần gia tăng tính minh bạch và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng – cả hiện tại và tương lai.
Để giải quyết các vấn đề này, Google và Yahoo đã đưa ra những thay đổi dành cho các bên gửi email hàng loạt (từ 5.000 email trở lên mỗi ngày), có hiệu lực từ tháng 2 năm 2024. Các tiêu chuẩn mới này tập trung vào ba yếu tố chính:
- Liên kết hủy đăng ký và chọn không tham gia dễ dàng
- Giảm thiểu tỷ lệ email bị đánh dấu là spam
- Xác thực email để đảm bảo tính chính chủ
Mặc dù hầu hết các nhà tiếp thị kỹ thuật số đã nắm được các tiêu chuẩn này và đang tuân thủ, việc đảm bảo doanh nghiệp bạn đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu là điều cần thiết. Điều này giúp tránh trường hợp email của bạn bị gắn mác spam hoặc không đến được đúng đối tượng mục tiêu.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu chi tiết về các quy định mới từ Google và Yahoo, đồng thời hướng dẫn các cách thức để tuân thủ và rà soát lại danh sách email của bạn. Bây giờ, hãy cùng bắt đầu.
1. Liên kết hủy đăng ký và chọn không tham gia
Trong nỗ lực gia tăng tính minh bạch và cải thiện trải nghiệm của người nhận, các nhà cung cấp dịch vụ email lớn như Google và Yahoo đã đưa ra các quy định mới liên quan đến liên kết hủy đăng ký và chọn không tham gia thư điện tử.
Theo các quy định này, tất cả các doanh nghiệp gửi thư điện tử hàng loạt cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu sau:
- Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký chỉ bằng một cú nhấp chuột: Người nhận phải có khả năng hủy đăng ký nhận email tiếp thị từ doanh nghiệp của bạn chỉ với một thao tác đơn giản. Tùy chọn hủy đăng ký này cần được hiển thị rõ ràng và dễ dàng tìm thấy trong tất cả các email marketing.
- Xử lý và thực hiện yêu cầu hủy đăng ký trong vòng 48 giờ: Sau khi người nhận yêu cầu hủy đăng ký, doanh nghiệp cần kịp thời loại bỏ địa chỉ email của họ khỏi danh sách gửi thư trong vòng tối đa hai ngày làm việc.
Việc tuân thủ các quy định mới này không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn tránh bị đánh giá là spam mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quyền riêng tư và lựa chọn của người nhận. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc cung cấp tùy chọn cho phép người nhận chọn không nhận một email hoặc bản tin cụ thể, giúp gia tăng tính cá nhân hóa và sự hài lòng của khách hàng.
ĐỌC THÊM: Bí kíp “viết gì cũng dính” cho dân tiếp thị B2B – marketer B2B
2. Tỷ lệ thư rác (Spam Threshold)
Cùng với việc cải thiện trải nghiệm người dùng thông qua liên kết hủy đăng ký, Google và Yahoo đang tích cực giảm thiểu tỷ lệ thư rác (spam) gửi đến hộp thư điện tử của người dùng.
Đối với Google, tiêu chuẩn mới yêu cầu các bên gửi email duy trì tỷ lệ thư rác dưới 0,10% và tuyệt đối tránh để tỷ lệ này vượt quá 0,30%. Trong một bài đăng trên blog, Google tuyên bố: “Chúng tôi sẽ áp dụng ngưỡng tỷ lệ thư rác nghiêm ngặt để đảm bảo người dùng Gmail không bị quá tải bởi các email không mong muốn. Đây là một sáng kiến tiên phong trong ngành, nhờ đó, người dùng sẽ nhận thấy lượng thư rác trong hộp thư giảm đáng kể.”
Do đó, việc kiểm tra tỷ lệ thư rác hiện tại của bạn là điều cần thiết. Nếu con số này đang tiến gần đến 0,30% (tương đương với 2-3 lượt đánh dấu thư rác trên mỗi 1.000 email), bạn cần xem xét lại chiến lược tiếp thị qua email và tiến hành rà soát danh sách gửi thư. Bằng cách này, bạn có thể cải thiện chất lượng nội dung email, giảm thiểu tỷ lệ thư rác và gia tăng hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị qua email.
Những thay đổi này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện các chiến dịch tiếp thị qua email có mục tiêu, cung cấp nội dung có giá trị cho người nhận và tôn trọng quyền lựa chọn của họ.
3. Xác thực Email
Để đảm bảo tính bảo mật và minh bạch trong luồng email, Google và Yahoo yêu cầu các bên gửi email thực hiện xác thực email. Điều này có nghĩa là tổ chức của bạn cần triển khai các bản ghi xác thực trên Nhà cung cấp Dịch vụ Tên miền (DNS).
Bộ phận IT của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm tạo các bản ghi cho ba tiêu chuẩn sau:
- SPF (Sender Policy Framework – Khung Chính Sách Người Gửi): Bản ghi SPF xác định các máy chủ được phép gửi email thay mặt cho tên miền của bạn, giúp ngăn chặn việc giả mạo người gửi.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail – Thư Điện Tử Được Xác Nhận Bằng Khóa Domain): DKIM sử dụng chữ ký điện tử để xác thực nguồn gốc email, đảm bảo tính chính chủ và chống lại việc giả mạo email.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance – Xác Thực, Báo Cáo & Tuân Thủ Xác Thực Email Dựa Trên Domain): DMARC mở rộng chức năng của SPF và DKIM, cho phép chủ sở hữu domain thiết lập chính sách xử lý các email không vượt qua quá trình xác thực.
Việc triển khai các bản ghi xác thực trên DNS và xây dựng chính sách DMARC là điều cần thiết để đảm bảo email của bạn đến được đúng hộp thư người nhận và tránh bị đánh dấu là thư rác.
Để tìm hiểu thêm về xác thực email, bạn có thể tham khảo các tài liệu sau (vui lòng thay thế bằng các nguồn phù hợp với chính sách của công ty bạn):
- Domain Authentication (tài liệu tham khảo)
- Boost Your Deliverability (and Credibility!) with DMARC – (tài liệu tham khảo)
Rà soát và cập nhật danh sách Email
Rà soát và cập nhật danh sách email là một hoạt động quan trọng để đảm bảo hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị qua email. Quá trình này giúp loại bỏ các địa chỉ email không tương tác, không hợp lệ hoặc trùng lặp, từ đó cải thiện tỷ lệ phân phối email và gia tăng ROI (Return on Investment – Lợi tức đầu tư) cho các chiến dịch.
Các bước để rà soát và cập nhật danh sách email:
-
Xác định các địa chỉ email cần loại bỏ:
- Địa chỉ email không hợp lệ
- Email bị trả lại (bounced emails)
- Địa chỉ email spam
- Địa chỉ email catch-al
-
Xác định những người không tương tác:
- Những người không mở hoặc nhấp vào email của bạn trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 6 tháng).
-
- Gửi một email đơn giản nhằm kích hoạt lại những người không tương tác. Email này có thể tóm tắt các nội dung giá trị mà người nhận đã bỏ lỡ hoặc cung cấp ưu đãi khuyến mại để khuyến khích họ tương tác trở lại.
Chiến dịch kích hoạt lại (Re-engagement campaign):
- Gửi một email đơn giản nhằm kích hoạt lại những người không tương tác. Email này có thể tóm tắt các nội dung giá trị mà người nhận đã bỏ lỡ hoặc cung cấp ưu đãi khuyến mại để khuyến khích họ tương tác trở lại.
-
Loại bỏ các địa chỉ không phản hồi:
- Nếu những người không tương tác không phản hồi chiến dịch kích hoạt lại, hãy loại bỏ họ khỏi danh sách email. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể cung cấp cho họ tùy chọn để đăng ký lại trong tương lai nếu họ muốn tiếp tục nhận thông tin.
Bằng việc thực hiện rà soát và cập nhật danh sách email định kỳ, doanh nghiệp có thể xây dựng một danh sách liên hệ chất lượng cao, từ đó gia tăng hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị qua email và tối ưu hóa lợi tức đầu tư.
ĐỌC THÊM: 27 công cụ social media được các content creator đánh giá cao nhất 2024
=======
Xem và tương tác trực tiếp với nhà tuyển dụng trên FB group: Digica (Search theo tên công ty)
